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Quand on gère un CFA, multiplier les outils peut rapidement complexifier le quotidien : un logiciel pour les émargements, un autre pour les ressources pédagogiques, des fichiers Excel pour le suivi, des saisies à répéter plusieurs fois…
C’était notamment le cas chez SKHUB, un jeune CFA spécialisé dans les métiers du commerce, qui accompagne aujourd’hui environ 120 apprenants.
Franck Malecot, Directeur de SKHUB, nous explique comment EDSQUARE a permis à ses équipes de centraliser leurs outils, automatiser certaines tâches et simplifier le suivi des apprenants, tout en renforçant la traçabilité nécessaire à la conformité Qualiopi.
Avant d’adopter EDSQUARE, les équipes de SKHUB utilisaient plusieurs solutions pour obtenir une vision globale de leur activité pédagogique : Google Classroom, fichiers Excel, solution d’émargement…
Une multiplication des outils qui avait plusieurs conséquences : des coûts supplémentaires, davantage de saisies et une prise en main plus complexe pour les nouveaux collaborateurs.
« On avait une multitude d’outils qui s’empilaient pour avoir une vision globale de la pédagogie. Cela voulait dire multiplier les coûts, mais aussi devoir maîtriser différents outils », explique Franck Malecot.
L’objectif était donc de trouver une solution capable de regrouper les différents usages au même endroit et de simplifier le quotidien des équipes.
Parmi les éléments qui ont convaincu SKHUB : la simplicité d’utilisation d’EDSQUARE.
Franck Malecot applique d’ailleurs une règle simple lorsqu’il choisit un nouvel outil : s’il faut trop de temps pour comprendre son fonctionnement, il ne sera probablement pas adapté à ses équipes.
Avec EDSQUARE, la prise en main a été particulièrement rapide.
« Si je mets plus d’une heure à maîtriser un outil, c’est que ce n’est pas le bon outil pour les équipes. Avec EDSQUARE, l’utilisation et la prise en main sont d’une facilité déconcertante. »
Un constat qu’il retrouve également auprès des apprenants : en quelques heures, ils comprennent l’environnement et savent comment l’utiliser au quotidien.
Pour SKHUB, le principal gain ne repose pas sur une fonctionnalité en particulier, mais sur l’intégration de l’ensemble des fonctionnalités dans une seule plateforme.
Là où certaines informations devaient auparavant être saisies dans plusieurs outils différents, une seule saisie permet désormais d’alimenter les différents usages dans EDSQUARE.
« Avant, on pouvait avoir huit ou dix saisies à faire pour obtenir le même résultat. Aujourd’hui, une seule saisie permet de décliner l’information dans les différents outils. »
Cette centralisation permet aux équipes de réduire les tâches répétitives, mais aussi de disposer d'informations regroupées dans un environnement unique.
La gestion des absences illustre particulièrement bien le changement apporté par EDSQUARE.
Auparavant, l’appel était réalisé dans un outil dédié, puis les équipes devaient effectuer plusieurs traitements manuellement pour exploiter les informations et assurer le suivi.
Aujourd’hui, le processus est beaucoup plus fluide.
L’appel effectué dans EDSQUARE alimente automatiquement le dossier de l’apprenant. Les maîtres d’apprentissage peuvent être informés des absences et les informations sont directement disponibles pour assurer le suivi.
L’intelligence artificielle permet également d’aider au traitement des justificatifs d’absence, tandis que les informations centralisées facilitent ensuite la mise en place des alertes et actions nécessaires.
« Cette partie est devenue quasiment un non-sujet en termes de traitement. Avant, une fois l’appel réalisé, nous avions encore tout un traitement manuel à effectuer. Aujourd’hui, ce n’est plus le cas. »
Un exemple concret de la manière dont la centralisation et l’automatisation permettent de faire gagner du temps aux équipes administratives et pédagogiques.
Au-delà du gain de temps pour les équipes, SKHUB utilise EDSQUARE comme un véritable environnement de référence pour ses apprenants.
Documents, informations pédagogiques, suivi de l’alternance ou encore livret d’apprentissage peuvent être regroupés dans la plateforme.
La boîte à documents permet par exemple de mettre à disposition des éléments comme le règlement intérieur et de conserver une trace de leur consultation par l’apprenant.
Cette traçabilité permet à SKHUB de disposer d’un historique précis des échanges et des informations transmises tout au long du parcours.
Cette centralisation joue également un rôle important dans le suivi de la conformité.
Pour Franck Malecot, l’un des principaux avantages d’EDSQUARE réside dans la piste d’audit disponible : l’établissement peut retrouver les informations relatives à l’envoi ou au dépôt d’un document et conserver une trace des différentes actions réalisées.
Le livret d’apprentissage constitue également un élément important du dispositif. Adossé au RNCP, il permet de suivre les différents blocs de compétences tout en laissant la possibilité à l’établissement d’ajouter ses propres compétences, notamment les soft skills.
« Cette traçabilité complète et cette vision à 360° de la pédagogie font que passer Qualiopi n’est plus une inquiétude en soi. »
EDSQUARE permet ainsi à SKHUB de structurer et documenter plus facilement son activité, tout en conservant les éléments nécessaires en cas d’audit.
Franck Malecot souligne également la proximité et la réactivité de l’équipe EDSQUARE, mais surtout sa capacité à faire évoluer la solution à partir des besoins remontés par les établissements.
Il cite notamment l’exemple de la carte étudiante.
SKHUB disposait déjà dans EDSQUARE des informations nécessaires : identité de l’étudiant, photo et données associées. L’établissement s’est alors interrogé sur l’intérêt de continuer à utiliser un service supplémentaire uniquement pour générer les cartes étudiantes.
Le besoin a été remonté à l’équipe EDSQUARE et, quelques semaines plus tard, la fonctionnalité était intégrée à la solution.
« Cette capacité d’adaptation et d’écoute de nos besoins est assez remarquable. »
Lorsqu’on lui demande de résumer EDSQUARE en trois mots, Franck Malecot choisit simple, utile et ludique.
Et pour un directeur d’école ou de CFA qui hésiterait encore à adopter la solution, son conseil est simple : la tester.
« Aujourd’hui, je ne reviendrais absolument pas en arrière avec tous les outils que nous avions et la complexité d’usage que cela représentait. Une fois qu’on l’a testé, on l’adopte. »
Pour SKHUB, EDSQUARE a ainsi permis de passer d’une multitude d’outils et de traitements manuels à un environnement centralisé pour gérer et suivre l’activité pédagogique.
Moins de saisies, davantage d’automatisation, une meilleure exploitation des données et une traçabilité renforcée : autant de changements qui permettent aux équipes de consacrer davantage de temps à l’essentiel, l’accompagnement des apprenants.
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