Quels sont les documents essentiels pour la certification Qualiopi ?

Durant l’audit de surveillance ou durant l’audit initial de la certification Qualiopi, vous aurez à présenter différents documents dans le but de prouver certains points essentiels. Cela permettra à l’auditeur de s’assurer de la conformité de votre organisme de formation face aux exigences du référentiel.

Voici quelques exemples de document que l’auditeur pourra vous demander :

• Le dossier de demande de certification, qui peut inclure les documents nécessaires pour décrire l’organisme de formation, les programmes de formations, les modalités d’inscription et les conditions financières
• Le manuel qualité, qui peut contenir les processus et procédures de l’organisme en matière de gestion de la qualité, de la formation, de la gestion administrative et financière, de la communication
• Les preuves de réalisation des formations, telles que les évaluations des apprenants, les relevés de notes, les attestations de présence
• Les preuves de satisfaction des apprenants, par exemple les enquêtes de satisfaction, les témoignages
• Les contrats ou conventions passés avec les clients ou les partenaires de l’organisme de formation
• Les factures, les bilans comptables, les attestations d’assurance ou autres documents administratifs permettant de vérifier la situation financière et juridique de l’organisme de formation

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Comment organiser les documents ?

Pour une meilleure lisibilité, et pour faciliter la compréhension de l’auditeur, vous pouvez organiser les documents par catégorie, en créant un dossier pour chaque type de document (dossier de demande de certification, manuel qualité, preuves de conformités, preuves de réalisation, de satisfaction…). Nommez clairement chaque document, en utilisant un nom qui permette de l’identifier facilement.

Aussi, essayez autant que possible d’éviter les documents trop volumineux, en sélectionnant les informations pertinentes pour la certification Qualiopi. Les documents doivent être complets et détaillés, mais ne doivent pas être trop longs ou trop complexes.

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